漢得在自建的財務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)運營過程中，很好地闡釋了預(yù)先制定BCP以應(yīng)對災(zāi)變的風(fēng)險意識，這也得益于我們共享外包的客戶對于我們每年度BCP的監(jiān)督與探討。

考慮財務(wù)共享的BCP，其核心任務(wù)即如何通過考慮資源的協(xié)同等問題來完成共享中心的日常及結(jié)賬事項。以下從危險評估、應(yīng)對策略、業(yè)務(wù)恢復(fù)三個維度進行說明。

就運營結(jié)果的現(xiàn)實考慮，BCP的目標只有一個，那就是確定并減少危險可能帶來的損失，有效地保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性。

共享中心BCP實施的危險評估，就是認識并分析各種潛在危險的結(jié)果。由此來判斷危險影響到的業(yè)務(wù)正常存續(xù)運行的關(guān)鍵要素，才能針對影響要素提出及時、有效的應(yīng)對策略。包括：

• 業(yè)務(wù)作業(yè)要素：由于交通、物流或隔離，實體單據(jù)、憑證的流轉(zhuǎn)困難等。

• 業(yè)務(wù)人員要素：疫病的隔離造成業(yè)務(wù)人員與經(jīng)營場所隔離、疏散等。

顯然，對于共享中心的建設(shè)來說，一個完備的財務(wù)共享中心BCP必須盡可能多得考慮到所有可能的危險情況，只有處理災(zāi)難性事件的計劃而沒有處理應(yīng)用系統(tǒng)失誤的計劃，這樣的BCP是不完備的；反之亦然。

針對財務(wù)共享業(yè)務(wù)所制定的BCP，應(yīng)該同時兼顧兩個方面：

• 疫情過程中的應(yīng)對策略，如何在應(yīng)災(zāi)過程中形勢還不太明朗的情況下，最大程度地完成業(yè)務(wù)的基本運作；

• 業(yè)務(wù)常態(tài)化與改進，如何在疫情得到有效控制后，組織人員恢復(fù)以前的業(yè)務(wù)并彌補接續(xù)過程中缺漏的業(yè)務(wù)作業(yè)。

對傳染性疫情的第一反應(yīng)，應(yīng)是告知所有相關(guān)人員。本次新冠肺炎疫情大爆發(fā)的時候正值春節(jié)假期期間，及時的告知和恰當?shù)姆雷o知識就非常重要，因為這可能會阻止危險的進一步擴大。

發(fā)布通訊錄，可以便于各位同事疫情期間迅速找到對口聯(lián)絡(luò)人，通訊錄分為內(nèi)部通訊錄和客戶通訊錄。

內(nèi)部通訊錄信息除常規(guī)聯(lián)絡(luò)信息外，應(yīng)建立應(yīng)急小組角色，在特殊期間員工額外被賦予的角色，如：出勤記錄員、工作保障員、進度檢查員。

客戶通訊錄信息包括以下信息，主要用于共享中心各崗位成員聯(lián)絡(luò)客戶方財務(wù)主管，及時溝通共享業(yè)務(wù)處理時的具體問題以及共享處理進度。在此通訊錄考慮中，特別注意Backup成員，無論共享中心或是被服務(wù)的單位都需要設(shè)置。

針對疫情的有效告知取決于對傳染疫情外部信息搜集和判斷的有效性，漢得采取每天全員郵件、移動APP提醒、企業(yè)門戶全員告知、信息部緊急遠程開發(fā)疫情期間員工出行計劃收集工具、利用微信、釘釘?shù)裙ぞ呤占咳战】禂?shù)據(jù)等。

在疫情期間，由于共享業(yè)務(wù)作業(yè)要素（交通管制、物流限制）以及業(yè)務(wù)人員要素（業(yè)務(wù)人員與經(jīng)營場所隔離、疏散等），如何保持積極有效的溝通使相關(guān)業(yè)務(wù)能夠順利開展，需要財務(wù)共享中心分析本次疫情對業(yè)務(wù)的影響，從對內(nèi)溝通和對外溝通兩個方面進行考慮。

需要從出行計劃、工作分配、政策分享三個方面與與員工進行及時有效的溝通。員工需要及時與同事、部門領(lǐng)導(dǎo)分享近期出行計劃、目前所在地以及健康狀態(tài)；部門領(lǐng)導(dǎo)需要根據(jù)員工所處的地理位置、辦公環(huán)境以及相關(guān)業(yè)務(wù)性質(zhì)進行適當?shù)墓ぷ鞣峙洌粚τ趪?、公司出臺的政策要及時共享、全員通達，計劃要靈活可調(diào)整。

需要從業(yè)務(wù)處理協(xié)商溝通、政策分享兩個方面與客戶進行及時有效的溝通。對于受到疫情影響，無法開展或者開展不順利的業(yè)務(wù)，需要及時和客戶共享相關(guān)信息，針對處理時間以及完成程度進行協(xié)商；當國家政策變更時，需要及時共享。

對內(nèi)溝通與對外溝通可采取如下方式：

• 定時會議：晨會、周會、月度會議等，但需要靈活考慮是否增加“報告員工安全信息內(nèi)容”，如本次疫情期間，被隔離員工每天報告體溫，以防止需要就醫(yī)被隔離后啟用崗位backup機制。

• 不定時會議：應(yīng)對疫情期間可能出現(xiàn)的特殊情況，部門經(jīng)理以及業(yè)務(wù)組長可隨時召開會議。

• 其他：業(yè)務(wù)處理過程中，業(yè)務(wù)小組員工出現(xiàn)工作疑惑，可以通過各有效途徑聯(lián)系負責(zé)人尋求答案。
  

網(wǎng)絡(luò)保障，本次疫情對于未來共享中心的組織和運營模式將會帶來長遠的影響，home office將會在以后變得可以預(yù)期。本次疫情期間，漢得采取了以下方式：

● VPN：緊急申請啟用臨時VPN賬戶，保證員工遠程作業(yè)，對于上海地區(qū)員工，由于部分客戶對于臺式機也做了相關(guān)限制，因此臨時申請將電腦取回家里工作。

● 遠程辦公支持：遠程桌面平臺、企業(yè)云桌面、遠程項目協(xié)作平臺（漢得使用燕千云自有產(chǎn)品）或遠程會議平臺的使用。

● 虛擬機：如果個人電腦直接VPN遠程連接到實體設(shè)備有網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，可以考慮使用虛擬機、堡壘機作為作業(yè)中轉(zhuǎn)平臺。

應(yīng)對疫情的首要任務(wù)是保證人員的安全，BCP的第一要素是人。由此，在充分的安全準備下，才可以安排進行現(xiàn)場作業(yè)。具體隔離措施每個地區(qū)要求不一致，此處不做贅述。

考慮國家、地方（包括社區(qū)、街道）、客戶及公司內(nèi)出臺應(yīng)對相關(guān)災(zāi)害的直接舉措以及相關(guān)的協(xié)同政策，如：納稅延期繳納等。

稅務(wù)局出臺的疫情防控有關(guān)稅收政策公告

隨著疫情對社會經(jīng)濟、對企業(yè)常態(tài)化經(jīng)營的影響，國家政府和各地區(qū)均會出臺相關(guān)措施、政策來保障企業(yè)運營實施。這期間，更應(yīng)該多關(guān)注對共享中心業(yè)務(wù)相關(guān)的國家或地區(qū)政策，如對客戶業(yè)務(wù)的處理有直接影響的需及時告知客戶并同客戶約定處理方法。

突發(fā)疫情總會過去，業(yè)務(wù)接續(xù)應(yīng)急機制只是暫時辦公機制，疫情過去，將恢復(fù)到正常作業(yè)狀態(tài)。

業(yè)務(wù)的恢復(fù)應(yīng)考慮三個部分的內(nèi)容：應(yīng)急時業(yè)務(wù)的全量交付、應(yīng)急時工作的事后檢查、業(yè)務(wù)恢復(fù)后的業(yè)務(wù)壓力。

由于受到突發(fā)疫情影響，在疫情爆發(fā)期間，雖然采取相對充分的作業(yè)方式，但是出于現(xiàn)實困難的限制（專用網(wǎng)絡(luò)的限制、緊急程度的影響、現(xiàn)地辦公的困難等），少數(shù)業(yè)務(wù)可能沒辦法正常開展或者在開展時受到一些約束，如：線下的實體業(yè)務(wù)，紙質(zhì)單據(jù)、憑證、水單等的流轉(zhuǎn)、影像掃描、歸檔裝訂等。

對此，在業(yè)務(wù)恢復(fù)后的首要任務(wù)是充分完成受約束時期的妥協(xié)業(yè)務(wù)的查缺、補漏，并進行任務(wù)完善以達到常態(tài)化的交付標準。

在設(shè)計過渡策略時，需要考慮疫情期間處理業(yè)務(wù)的特殊流程，有針對性地進行質(zhì)量檢查。

在疫情期間，財務(wù)共享中心受到影響最大的業(yè)務(wù)除了部分需要實體化操作的環(huán)節(jié)，例如前期的單據(jù)接收、掃描存儲影像、會計憑證打印與裝訂、出納環(huán)節(jié)（需要根據(jù)原始紙質(zhì)單據(jù)進行審核），還有緊急付款、緊急入賬等特殊的客戶方要求搶險救急的共享業(yè)務(wù)，可能會由于時效性與任務(wù)壓力造成質(zhì)量容差。

財務(wù)共享中心環(huán)環(huán)相扣，一個環(huán)節(jié)的缺失可能會導(dǎo)致整體出錯率的提升。為了確保處理的質(zhì)量，應(yīng)該由業(yè)務(wù)能力出眾的財務(wù)員工，有針對性地對疫情期間相關(guān)單據(jù)處理、月結(jié)流程、憑證調(diào)整等業(yè)務(wù)的處理結(jié)果進行內(nèi)部質(zhì)量檢查。

在設(shè)計過渡策略時需要考慮疫情期間遺留業(yè)務(wù)的正常處理。疫情結(jié)束，會有大量業(yè)務(wù)堆積，正常業(yè)務(wù)單據(jù)也會照常寄送，如何確保接收的單據(jù)能夠及時有效處理，并確保不出現(xiàn)單據(jù)堆積、單據(jù)遺失等情況。

這就需要在評估財務(wù)共享中心每人每天飽和工作量的基礎(chǔ)上，合理分配任務(wù)，在達到工作量飽和的情況下，與客戶協(xié)商單據(jù)郵寄延遲寄送及采取新的處理方式，保證業(yè)務(wù)處理能夠平穩(wěn)過渡。

疫情結(jié)束后，組織一次應(yīng)急處理總結(jié)會議，業(yè)務(wù)組長總結(jié)反思應(yīng)急工作中出現(xiàn)的問題以及自身的不足，并提出相應(yīng)的解決辦法，完善共享中心BCP。

目前國內(nèi)眾多財務(wù)共享中心，不論組織形式是從業(yè)務(wù)劃分還是從處理流程劃分，大多是采取現(xiàn)場辦公的方式，這次疫情讓我們看到了另外一種處理方式，即遠程辦公。

同時可以從共享員工成本上來講，也可考慮共享靈活用工模式，從集中現(xiàn)場辦公模式向更高效的現(xiàn)場+遠程（包括人員：專職+臨時用工）模式進行轉(zhuǎn)變，使得現(xiàn)場+遠程辦公模式成為一個常態(tài)化的運轉(zhuǎn)模式，并適當降低運營成本，提高整個流程運行效率，同時由于這次的被動嘗試，變更阻礙會比較小。

財務(wù)共享中心由于涉及到實體單據(jù)的審核與賬務(wù)處理，需要進行部分物理化操作。在此次疫情中，最具挑戰(zhàn)性的即這些物理化操作，使用先進技術(shù)來替代人手工進行物理化操作，無疑是財務(wù)共享中心提高突發(fā)事件風(fēng)險應(yīng)對能力優(yōu)化解決方案。

財務(wù)共享中心可采取機器人代替人工進行流程處理，利用OCR技術(shù)代替人手工錄入將紙質(zhì)化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，采用移動辦公端從源頭減少紙質(zhì)單據(jù)等，相信本次疫情期間國家也會大力縮短電子發(fā)票的推進周期，這也將對未來財務(wù)作業(yè)模式帶來巨大的變革與沖擊。

本文由漢得SSC團隊根據(jù)漢得BCP政策以及本次疫情期間的措施整理